Không có "giấy phép doanh nghiệp chế xuất" riêng. Nhà đầu tư đề nghị hưởng chế độ chế xuất ngay trong thủ tục đầu tư; Ban quản lý ghi nhận nội dung này (thường trên giấy chứng nhận đăng ký đầu tư), rồi cơ quan hải quan kiểm tra và xác nhận doanh nghiệp đủ điều kiện kiểm tra, giám sát trước khi hoạt động theo chế độ chế xuất.
Doanh nghiệp chế xuất là doanh nghiệp chuyên sản xuất hàng xuất khẩu, hoạt động như một khu phi thuế quan thu nhỏ: hàng ra vào nội địa Việt Nam được coi như hàng xuất, nhập khẩu. Định nghĩa, cách mua bán với nội địa và so sánh với loại hình sản xuất xuất khẩu đã có ở các trang chuyên về hải quan. Bài này chỉ đi đường thủ tục: xin ghi nhận ở đâu, chuẩn bị điều kiện gì để hải quan xác nhận, và chuyển đổi qua lại khi chiến lược kinh doanh thay đổi.
Các bước từ hồ sơ đầu tư tới ngày hoạt động theo chế độ chế xuất
Trình tự dưới đây áp dụng cho dự án mới trong khu công nghiệp, khu chế xuất hay khu kinh tế. Tên mẫu biểu và thời hạn cụ thể đối chiếu văn bản hiện hành của Chính phủ về khu công nghiệp, khu kinh tế và hướng dẫn của Tổng cục Hải quan, nay là Cục Hải quan thuộc Bộ Tài chính:
- Trong đề xuất dự án gửi Ban quản lý, ghi rõ đề nghị được hưởng chế độ doanh nghiệp chế xuất, mô tả sản phẩm và thị trường xuất khẩu.
- Ban quản lý xem xét và ghi nhận nội dung doanh nghiệp chế xuất trong giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Với dự án không phải cấp giấy, Ban ghi nhận bằng văn bản theo đề nghị của nhà đầu tư.
- Lập công ty (nếu là công ty mới) và hoàn tất thuê lại đất hoặc nhà xưởng.
- Xây dựng hoặc cải tạo nhà xưởng sao cho đáp ứng điều kiện kiểm tra, giám sát hải quan: hàng rào ngăn cách, cổng ra vào, hệ thống camera theo yêu cầu.
- Gửi hồ sơ đề nghị cơ quan hải quan quản lý khu kiểm tra điều kiện; hải quan kiểm tra thực tế và có văn bản xác nhận đủ điều kiện hoặc yêu cầu khắc phục.
- Chỉ sau khi có xác nhận của hải quan mới áp dụng chế độ chế xuất cho hàng nhập, hàng xuất.
Bước 4 hay bị coi nhẹ. Doanh nghiệp đã có giấy chứng nhận ghi nhận chế xuất nhưng nhà xưởng thuê chung tường, chung cổng với xưởng khác thì không thể được hải quan xác nhận, và hàng nhập khẩu thời gian đó không được hưởng chế độ chế xuất.
Điều kiện kiểm tra, giám sát hải quan: đọc theo mục đích
Danh sách điều kiện cụ thể do Chính phủ và cơ quan hải quan quy định, có thể thay đổi. Bảng dưới giải thích từng nhóm điều kiện phục vụ việc gì, để bạn thiết kế nhà xưởng đúng ngay từ đầu.
| Nhóm điều kiện | Thường gồm | Để làm gì |
|---|---|---|
| Ngăn cách vật lý | Hàng rào cứng bao quanh, tách biệt với khu vực bên ngoài | Hàng chỉ ra vào qua cổng có kiểm soát, không lọt sang nội địa |
| Cổng, cửa | Cổng, cửa ra vào được kiểm soát | Mọi lượt hàng ra vào đều có chứng từ tương ứng |
| Camera giám sát | Camera ở cổng, cửa và khu vực lưu giữ hàng, lưu dữ liệu, kết nối theo yêu cầu của hải quan | Hải quan theo dõi từ xa, đối chiếu khi cần |
| Quản lý hàng hoá | Phần mềm hoặc sổ sách theo dõi nhập – xuất – tồn nguyên liệu, thành phẩm | Đối chiếu định mức, quyết toán với hải quan |
| Nhà xưởng thuê | Hợp đồng thuê thể hiện phạm vi riêng biệt, có thể ngăn cách | Tránh lẫn hàng với doanh nghiệp không phải chế xuất |
Khi thiết kế, hãy mời hải quan quản lý khu góp ý sơ bộ trước khi đổ móng hàng rào hay chọn vị trí cổng. Sửa hàng rào sau khi xây xong tốn kém hơn nhiều so với vẽ lại bản thiết kế.
Doanh nghiệp đang hoạt động muốn chuyển sang chế xuất
Một doanh nghiệp sản xuất bình thường trong khu, sau vài năm chuyển gần như toàn bộ sản lượng sang xuất khẩu, có thể muốn chuyển sang chế độ chế xuất. Về thủ tục, doanh nghiệp đề nghị Ban quản lý điều chỉnh để ghi nhận nội dung chế xuất, rồi đáp ứng điều kiện và đề nghị hải quan kiểm tra như doanh nghiệp mới.
Phần khó là hàng hoá, máy móc đang có. Nguyên liệu, thành phẩm tồn kho và tài sản cố định mua trong nội địa hoặc nhập khẩu theo chế độ thông thường cần được xử lý theo hướng dẫn của hải quan tại thời điểm chuyển đổi: khai báo, kiểm kê, xác định cái gì được đưa vào doanh nghiệp chế xuất và theo thủ tục nào. Đây là phần cần làm việc kỹ với hải quan quản lý và người làm kế toán – thuế, vì ảnh hưởng tới nghĩa vụ thuế.
Ngoài ra, doanh nghiệp chế xuất bị hạn chế bán vào nội địa so với doanh nghiệp thường. Nếu doanh nghiệp vẫn có một phần doanh thu nội địa đáng kể, hãy tính kỹ việc chuyển đổi có thật sự có lợi không. Phần so sánh lợi ích – chi phí giữa hai loại hình thuộc chuyên môn hải quan – thuế, trang này chỉ dừng ở trình tự thủ tục.
Doanh nghiệp chế xuất muốn thôi chế độ chế xuất
Chiều ngược lại cũng xảy ra: thị trường nội địa trở nên quan trọng, doanh nghiệp chế xuất muốn chuyển thành doanh nghiệp không hưởng chế độ chế xuất để bán trong nước thuận lợi hơn. Trình tự thường là đề nghị Ban quản lý điều chỉnh, bỏ nội dung ghi nhận chế xuất, đồng thời làm thủ tục với hải quan để thanh khoản, quyết toán hàng hoá và tài sản.
Điểm cần lưu ý là hàng hoá, máy móc trước đây được hưởng chế độ không chịu thuế nhập khẩu theo chế độ chế xuất. Khi doanh nghiệp không còn là chế xuất, các tài sản, hàng tồn này có thể phát sinh nghĩa vụ thuế theo quy định tại thời điểm chuyển đổi. Doanh nghiệp nên làm bảng kê tài sản, hàng tồn, giá trị còn lại trước khi nộp đề nghị, để ước tính được nghĩa vụ và chọn thời điểm chuyển đổi hợp lý.
Không nên tự ý bán hàng vào nội địa trước khi hoàn tất thủ tục chuyển đổi. Hàng từ doanh nghiệp chế xuất đưa vào nội địa mà không đúng thủ tục là vi phạm pháp luật hải quan và thuế, và có thể bị xử lý nặng tuỳ tính chất, giá trị hàng.
Bộ máy nội bộ cần có trước ngày hoạt động
Người phụ trách hải quan. Doanh nghiệp chế xuất làm thủ tục hải quan cho gần như mọi lượt hàng ra vào, kể cả hàng mua từ nội địa. Cần ít nhất một người nắm quy trình khai báo, lưu chứng từ, làm việc với hải quan quản lý; thuê dịch vụ khai báo không thay được người nội bộ hiểu hàng của mình.
Định mức nguyên liệu. Hải quan đối chiếu lượng nguyên liệu nhập với thành phẩm xuất theo định mức sử dụng. Định mức phải được bộ phận kỹ thuật xây dựng có cơ sở, cập nhật khi đổi mẫu mã; định mức tuỳ tiện là nguồn chênh lệch khi quyết toán.
Hệ thống nhập – xuất – tồn. Phần mềm hoặc sổ sách theo dõi theo mã hàng, khớp với tờ khai. Kho nên chia vị trí rõ cho nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, phế liệu, hàng lỗi.
Báo cáo quyết toán. Doanh nghiệp chế xuất nộp báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư, máy móc theo kỳ do hải quan quy định. Lập lịch nội bộ từ đầu năm, đừng để tới hạn mới dồn số liệu.
Phế liệu, phế phẩm. Bán phế liệu ra nội địa cũng là một lượt hàng ra khỏi doanh nghiệp chế xuất, cần thủ tục theo hướng dẫn hải quan và quy định môi trường về chất thải.
Những câu nên hỏi trước khi nộp hồ sơ
Một buổi làm việc với Ban quản lý và một buổi với hải quan quản lý khu trước khi nộp hồ sơ thường tiết kiệm nhiều tháng. Danh sách câu hỏi nên mang theo:
- Khu này đã có doanh nghiệp chế xuất nào hoạt động chưa, hải quan quản lý khu đặt ở đâu và tiếp nhận hồ sơ kiểm tra điều kiện theo cách nào.
- Với nhà xưởng thuê, phương án ngăn cách và cổng riêng như bản vẽ dự kiến có được chấp nhận không.
- Yêu cầu hiện hành về camera: vị trí, thời gian lưu dữ liệu, cách kết nối.
- Mục tiêu dự án nên mô tả thế nào để vừa đủ rộng cho kế hoạch sản xuất, vừa khớp chế độ chế xuất.
- Hàng mẫu, máy móc thử nghiệm cần nhập trước ngày được xác nhận thì làm theo thủ tục nào.
- Nếu sau này muốn có thêm hoạt động mua bán hàng hoá, quyền nhập khẩu, quyền phân phối thì cần thủ tục gì và có cần tách pháp nhân không.
Ghi biên bản hoặc tóm tắt nội dung trao đổi, gửi lại cho cơ quan để xác nhận nếu có thể. Câu trả lời miệng của một cán bộ không ràng buộc khi người khác tiếp nhận hồ sơ.
Lỗi hay gặp làm chậm việc được hải quan xác nhận
Những lỗi dưới đây xuất hiện lặp lại ở các dự án mới xin chế độ chế xuất:
- Thuê nhà xưởng chung khuôn viên với doanh nghiệp khác, không có phương án ngăn cách riêng.
- Camera lắp đủ số lượng nhưng góc quay không bao được cổng hoặc khu kho, hoặc dữ liệu không lưu đủ thời gian yêu cầu.
- Mục tiêu dự án ghi cả hoạt động thương mại phân phối nội địa, mâu thuẫn với chế độ chế xuất.
- Nhập máy móc trước khi có xác nhận của hải quan, rồi muốn áp chế độ chế xuất hồi tố cho lô đó.
- Không có người phụ trách hải quan nội bộ hiểu quy trình thanh khoản, quyết toán; đến kỳ báo cáo mới thuê ngoài làm gấp.
- Công ty hạ tầng hứa xưởng "đủ điều kiện chế xuất" nhưng thực tế cổng, tường rào dùng chung với xưởng bên cạnh.
Cách đơn giản nhất để tránh lỗi là coi điều kiện hải quan như một yêu cầu thiết kế, đưa vào bản yêu cầu gửi đơn vị thiết kế nhà xưởng ngay từ đầu, cùng hàng với yêu cầu về phòng cháy và môi trường.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp chế xuất có phải nằm trong khu chế xuất không?
Không nhất thiết. Doanh nghiệp chế xuất có thể nằm trong khu chế xuất, hoặc trong khu công nghiệp, khu kinh tế theo quy định hiện hành của Chính phủ, miễn đáp ứng điều kiện ngăn cách và kiểm tra, giám sát hải quan. Kiểm văn bản hiện hành về nơi được phép đặt doanh nghiệp chế xuất trước khi chọn địa điểm.
Nhà đầu tư trong nước có được thành lập doanh nghiệp chế xuất không?
Có. Chế độ chế xuất không phụ thuộc quốc tịch nhà đầu tư mà phụ thuộc mô hình hoạt động chuyên sản xuất hàng xuất khẩu và điều kiện kiểm tra, giám sát hải quan. Nhà đầu tư trong nước đề nghị ghi nhận nội dung này với Ban quản lý theo trình tự tương tự.
Có giấy chứng nhận ghi nhận chế xuất rồi thì nhập hàng theo chế độ chế xuất được chưa?
Chưa chắc. Cần thêm văn bản của cơ quan hải quan xác nhận doanh nghiệp đủ điều kiện kiểm tra, giám sát. Hàng nhập trước thời điểm đó thường không được áp chế độ chế xuất, nên lên lịch nhập máy móc sau mốc xác nhận.
Thuê nhà xưởng xây sẵn có làm doanh nghiệp chế xuất được không?
Được, nếu phần nhà xưởng thuê có thể ngăn cách riêng với cổng, hàng rào, camera đáp ứng yêu cầu của hải quan. Nên kiểm tra thực địa cùng người am hiểu hải quan trước khi ký hợp đồng thuê, và ghi trong hợp đồng quyền được lắp đặt các hạng mục này.
Chuyển từ doanh nghiệp chế xuất sang doanh nghiệp thường có phải nộp thuế không?
Có thể phát sinh. Hàng tồn và tài sản trước đây được hưởng chế độ chế xuất khi chuyển sang chế độ thông thường có thể phải kê khai và nộp thuế theo quy định tại thời điểm chuyển đổi. Mức cụ thể phụ thuộc loại hàng, giá trị, thời gian sử dụng; cần làm việc với hải quan và người làm thuế.
Doanh nghiệp chế xuất có được bán hàng vào thị trường Việt Nam không?
Có, nhưng phải làm thủ tục như xuất khẩu vào nội địa, bên mua trong nước làm thủ tục nhập khẩu và nộp thuế theo quy định. Chi tiết cách mở tờ khai, hoá đơn và thuế thuộc chuyên môn hải quan; đối chiếu hướng dẫn hiện hành của cơ quan hải quan.