Nhà đầu tư nước ngoài thường phải chuẩn bị từ nước nhà ba nhóm giấy: giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý (hộ chiếu với cá nhân; giấy chứng nhận thành lập, điều lệ, quyết định đầu tư với tổ chức), tài liệu chứng minh năng lực tài chính, và các giấy uỷ quyền, văn bản cử người đại diện. Giấy do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp muốn dùng ở Việt Nam thì phải được hợp pháp hoá lãnh sự, trừ trường hợp được miễn, rồi dịch sang tiếng Việt với bản dịch được chứng thực hoặc công chứng.
Phần này hay kéo dài nhất trong cả hành trình đầu tư, vì nó nằm ở nước khác, đi qua nhiều cơ quan, và một lỗi nhỏ như tên viết khác nhau giữa hai tờ giấy cũng có thể khiến cả bộ phải làm lại. Bài này đưa danh mục theo từng loại nhà đầu tư, trình tự xử lý một tờ giấy, cách khớp thông tin và cách lên lịch ngược từ ngày nộp. Quy định về miễn hợp pháp hoá và yêu cầu cụ thể của nơi tiếp nhận có thể thay đổi, nên hãy hỏi lại trước khi bắt đầu.
Danh mục theo loại nhà đầu tư
Bảng dưới là khung thường gặp cho hồ sơ đăng ký đầu tư và đăng ký doanh nghiệp. Ngành có điều kiện hoặc dự án lớn có thể đòi thêm; hãy lấy danh mục chính thức của nơi tiếp nhận làm chuẩn cuối cùng.
| Nhóm giấy | Nhà đầu tư là cá nhân | Nhà đầu tư là tổ chức |
|---|---|---|
| Tư cách pháp lý | Hộ chiếu còn hiệu lực | Giấy chứng nhận thành lập hoặc tài liệu tương đương; điều lệ hoặc tài liệu tổ chức tương đương nếu nơi tiếp nhận yêu cầu |
| Quyết định đầu tư | Không cần văn bản riêng | Nghị quyết hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền trong tổ chức về việc đầu tư vào Việt Nam |
| Người đại diện | Giấy tờ của người được uỷ quyền nộp hồ sơ nếu không tự nộp | Văn bản cử người đại diện theo uỷ quyền quản lý phần vốn; hộ chiếu hoặc giấy tờ của người đó |
| Năng lực tài chính | Xác nhận số dư tài khoản hoặc tài liệu tài chính khác | Báo cáo tài chính hai năm gần nhất, hoặc cam kết hỗ trợ của công ty mẹ, tổ chức tài chính |
| Uỷ quyền làm thủ tục | Giấy uỷ quyền cho người ở Việt Nam | Giấy uỷ quyền do người có thẩm quyền của tổ chức ký |
Hộ chiếu là trường hợp đặc biệt: nếu nhà đầu tư cá nhân có mặt ở Việt Nam, bản sao hộ chiếu có thể được chứng thực từ bản chính tại Việt Nam mà không cần đi qua chuỗi hợp pháp hoá. Bản sao làm ở nước ngoài thì xử lý như giấy tờ nước ngoài khác.
Trình tự xử lý một tờ giấy nước ngoài
Mỗi nước có quy trình xác thực nội bộ riêng, nhưng chặng đường của một tờ giấy từ nơi cấp đến bàn tiếp nhận ở Việt Nam thường đi qua các bước sau:
- Lấy bản gốc hoặc bản sao có xác nhận từ cơ quan cấp (cơ quan đăng ký công ty, ngân hàng, kiểm toán viên).
- Công chứng hoặc xác thực tại nước sở tại nếu quy trình nước đó yêu cầu, ví dụ công chứng chữ ký của người ký trên văn bản do chính công ty lập.
- Chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền về ngoại giao của nước sở tại, theo đúng thứ tự mà nước đó quy định.
- Hợp pháp hoá lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước đó, hoặc tại cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam theo quy định.
- Mang về Việt Nam, dịch sang tiếng Việt; bản dịch được chứng thực chữ ký người dịch hoặc công chứng bản dịch.
- Đóng thành bộ, kiểm lại tên, ngày, số hiệu trên bản gốc và bản dịch trước khi đưa vào hồ sơ.
Một sai lầm thường gặp là dịch trước rồi mới hợp pháp hoá bản gốc, hoặc hợp pháp hoá bản dịch làm ở nước ngoài trong khi nơi tiếp nhận muốn bản dịch làm ở Việt Nam. Hỏi rõ thứ tự trước khi bắt đầu sẽ tránh được việc làm lại.
Khi nào được miễn hợp pháp hoá lãnh sự
Không phải giấy tờ nước ngoài nào cũng phải hợp pháp hoá. Pháp luật Việt Nam miễn hợp pháp hoá trong một số nhóm: giấy tờ được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước kia cùng là thành viên, thường là các hiệp định tương trợ tư pháp song phương; giấy tờ được miễn theo nguyên tắc có đi có lại; giấy tờ được chuyển trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền hai nước; và giấy tờ mà cơ quan tiếp nhận không yêu cầu hợp pháp hoá theo quy định.
Điểm cần nhớ: miễn theo điều ước thường chỉ áp dụng cho một số loại giấy tờ nhất định trong điều ước, không phải mọi giấy tờ của nước đó. Giấy chứng nhận thành lập công ty có thể được miễn theo một hiệp định nhưng báo cáo tài chính do công ty tự lập thì chưa chắc.
Cách làm an toàn là hỏi trực tiếp nơi tiếp nhận hồ sơ đầu tư, kèm tên nước và loại giấy cụ thể, và nếu được thì xin câu trả lời bằng văn bản hoặc qua kênh hỏi đáp chính thức. Đồng thời theo dõi thông tin từ cơ quan lãnh sự, vì cơ chế xác thực giấy tờ giữa các nước có thể thay đổi theo các điều ước mới.
Năm chỗ phải khớp giữa các tờ giấy
Tên nhà đầu tư. Tên công ty mẹ trên giấy chứng nhận thành lập, trên báo cáo tài chính, trên nghị quyết và trên giấy uỷ quyền phải giống nhau từng chữ, kể cả phần loại hình như "Limited", "Ltd.", "Co., Ltd.". Tên cá nhân phải khớp với hộ chiếu, đúng thứ tự họ và tên.
Số hộ chiếu. Nhà đầu tư đổi hộ chiếu giữa chừng là chuyện hay gặp. Xác nhận số dư ngân hàng hoặc giấy uỷ quyền ghi số hộ chiếu cũ sẽ bị hỏi lại. Nếu vừa đổi, hãy xin thêm văn bản xác nhận liên hệ giữa hộ chiếu cũ và mới, hoặc làm lại các giấy đó với số mới.
Địa chỉ trụ sở. Công ty mẹ chuyển trụ sở nhưng giấy chứng nhận thành lập chưa cập nhật, trong khi báo cáo tài chính ghi địa chỉ mới, sẽ tạo ra hai thông tin khác nhau trong cùng một hồ sơ. Hãy lấy bản trích lục mới nhất từ cơ quan đăng ký nước sở tại.
Thẩm quyền người ký. Người ký nghị quyết đầu tư, văn bản cử người đại diện và giấy uỷ quyền phải là người có thẩm quyền theo điều lệ công ty mẹ. Nếu ký thay theo uỷ quyền nội bộ, nên đính kèm văn bản uỷ quyền đó.
Bản dịch. Tên riêng, tên công ty trong bản dịch tiếng Việt thường giữ nguyên chữ La-tinh, không phiên âm tự do. Một bản dịch phiên âm tên công ty sang kiểu khác với các tờ còn lại có thể khiến hồ sơ bị hỏi là hai chủ thể khác nhau.
Lên lịch ngược từ ngày nộp
Nhiều nơi tiếp nhận yêu cầu một số giấy phải được cấp hoặc xác nhận trong một khoảng thời gian gần với ngày nộp hồ sơ, đặc biệt là giấy xác nhận tình trạng pháp lý của tổ chức và xác nhận số dư tài khoản. Khoảng thời gian chấp nhận do văn bản và thực tiễn từng nơi quyết định; hãy hỏi trước để biết giấy của mình có "hạn dùng" bao lâu.
Cách lên lịch thực tế là đi ngược: chọn ngày dự kiến nộp ở Việt Nam, trừ thời gian dịch và chứng thực, trừ thời gian gửi giấy về Việt Nam, trừ thời gian hợp pháp hoá ở cơ quan đại diện Việt Nam, trừ thời gian chứng nhận ở cơ quan ngoại giao nước sở tại, rồi mới đến ngày xin cấp giấy gốc. Ví dụ giả định: nếu chuỗi bước ở nước sở tại mất khoảng ba tuần và phần ở Việt Nam mất một tuần, thì giấy gốc nên được cấp khoảng một tháng trước ngày nộp, không sớm hơn quá nhiều.
Nên làm dư một bộ bản gốc đã hợp pháp hoá. Hồ sơ đăng ký đầu tư, đăng ký doanh nghiệp, mở tài khoản ngân hàng và một số thủ tục sau này đều có thể cần bản đã hợp pháp hoá; làm thêm một bộ ngay từ đầu rẻ hơn nhiều so với việc gửi giấy đi lại lần nữa.
Những giấy phát sinh sau mà nhiều người quên chuẩn bị luôn
Ngoài bộ giấy cho hồ sơ đăng ký đầu tư, có những văn bản sẽ cần trong vài tháng đầu. Chuẩn bị luôn trong cùng đợt hợp pháp hoá giúp tiết kiệm một vòng gửi giấy:
- Giấy uỷ quyền cho người ở Việt Nam mở tài khoản vốn đầu tư trực tiếp và ký chứng từ góp vốn, nếu ngân hàng chấp nhận hình thức uỷ quyền.
- Văn bản bổ nhiệm người giữ các chức danh quản lý theo điều lệ công ty mới, như chủ tịch công ty, giám đốc.
- Giấy tờ của người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài để làm thủ tục lao động và cư trú, như lý lịch tư pháp và văn bằng, nếu thuộc diện cần giấy phép lao động.
- Mẫu chữ ký của người có thẩm quyền ở công ty mẹ, nếu ngân hàng hoặc đối tác yêu cầu đối chiếu.
- Văn bản của công ty mẹ chấp thuận điều lệ công ty con, nếu điều lệ nội bộ của công ty mẹ đòi phê duyệt.
Mỗi thứ trên đều có quy định riêng; liệt kê ra từ sớm và hỏi người làm thủ tục loại nào cần hợp pháp hoá giúp bạn gom vào một đợt.
Khi gửi bộ giấy về Việt Nam, hãy chụp hoặc quét lại toàn bộ từng trang, kể cả trang có tem hợp pháp hoá, và lưu ở nơi cả nhà đầu tư lẫn người làm thủ tục cùng truy cập được. Bản gốc thất lạc trên đường gửi là chuyện không hiếm, và có bản quét đầy đủ giúp bạn biết chính xác phải làm lại tờ nào, ở cơ quan nào, thay vì làm lại cả bộ.
Câu hỏi thường gặp
Bản dịch giấy tờ nước ngoài có được làm ở nước ngoài không?
Nhiều nơi tiếp nhận ở Việt Nam muốn bản dịch được chứng thực chữ ký người dịch hoặc công chứng tại Việt Nam. Bản dịch làm ở nước ngoài, nếu dùng, thường cũng phải hợp pháp hoá. Hỏi nơi tiếp nhận trước để chọn cách ít bước nhất.
Giấy chứng nhận thành lập công ty mẹ có cần bản mới nhất không?
Nên dùng bản trích lục hoặc giấy xác nhận tình trạng mới nhất, phản ánh đúng tên, địa chỉ, người đại diện hiện tại. Bản cấp từ lâu dù còn giá trị ở nước sở tại có thể không thể hiện các thay đổi sau đó, và dễ bị hỏi lại.
Nhà đầu tư cá nhân có cần lý lịch tư pháp khi lập công ty không?
Hồ sơ đăng ký đầu tư thông thường không đòi lý lịch tư pháp của nhà đầu tư. Tuy nhiên nếu người đó làm giám đốc và cần giấy phép lao động, hoặc ngành nghề có điều kiện về người quản lý, thì có thể cần. Hãy kiểm từng thủ tục riêng.
Có thể dùng chữ ký điện tử của công ty mẹ trên giấy uỷ quyền không?
Còn tuỳ việc chữ ký điện tử đó có được xác thực và hợp pháp hoá theo cách nơi tiếp nhận chấp nhận hay không. Trong thực tế, bản giấy có chữ ký tay và con dấu, nếu có, đi qua chuỗi hợp pháp hoá vẫn là cách ít rủi ro nhất.
Giấy tờ đã hợp pháp hoá có dùng lại cho thủ tục khác được không?
Có thể, nếu còn trong thời hạn mà thủ tục kia chấp nhận và nội dung vẫn đúng. Đó là lý do nên làm dư bản gốc đã hợp pháp hoá. Khi công ty mẹ thay đổi thông tin, giấy cũ không còn dùng được.
Nước của nhà đầu tư không có cơ quan đại diện Việt Nam thì hợp pháp hoá ở đâu?
Thường làm tại cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm nước đó, hoặc theo hướng dẫn của cơ quan lãnh sự Việt Nam về trường hợp đặc biệt. Hãy liên hệ cơ quan lãnh sự sớm, vì đường đi này thường mất thêm thời gian.