Hồ sơ đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài gồm bốn khối chính: văn bản đăng ký theo mẫu, giấy tờ pháp lý của nhà đầu tư, văn bản thoả thuận nguyên tắc giữa nhà đầu tư và công ty nhận vốn, và giấy tờ về đất nếu công ty có đất ở vùng nhạy cảm. Nghe ngắn, nhưng mỗi khối có những chi tiết làm hồ sơ bị yêu cầu sửa: tỷ lệ trước và sau ghi lệch, giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hoá, người ký không đúng thẩm quyền.
Bài này dành cho pháp chế, kế toán hoặc người được giao "lo giấy tờ" cho một giao dịch đã xác định là phải đăng ký. Nếu bạn chưa chắc giao dịch có thuộc diện không, hãy xếp loại trước. Mẫu văn bản đăng ký do cơ quan nhà nước ban hành và có thể được thay mới, nên luôn tải mẫu đang dùng trên hệ thống thông tin quốc gia về đầu tư hoặc hỏi nơi tiếp nhận thay vì dùng lại tệp của giao dịch cũ.
Bộ hồ sơ gồm những gì
Bảng dưới gom các thành phần thường gặp theo quy định hướng dẫn Luật Đầu tư 2020. Thành phần cụ thể và mẫu biểu cần đối chiếu bản hiện hành tại nơi nộp.
| Thành phần | Nội dung chính | Ai chuẩn bị, ai ký |
|---|---|---|
| Văn bản đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp | Thông tin đăng ký doanh nghiệp của công ty nhận vốn; ngành nghề kinh doanh; danh sách chủ sở hữu, thành viên, cổ đông nước ngoài; tỷ lệ sở hữu nước ngoài trước và sau giao dịch; giá trị giao dịch; thông tin dự án đầu tư của công ty nếu có | Nhà đầu tư nước ngoài ký (hoặc người được uỷ quyền hợp lệ) |
| Giấy tờ pháp lý của nhà đầu tư | Cá nhân: bản sao hộ chiếu. Tổ chức: bản sao giấy chứng nhận thành lập hoặc tài liệu tương đương xác nhận tư cách pháp lý | Nhà đầu tư cung cấp; giấy tờ do nước ngoài cấp thường phải hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng, trừ trường hợp được miễn |
| Văn bản thoả thuận nguyên tắc về việc góp vốn, mua cổ phần | Thoả thuận giữa nhà đầu tư nước ngoài và công ty nhận vốn, hoặc với cổ đông, thành viên bán | Hai bên ký |
| Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất | Chỉ khi công ty có đất ở đảo, khu vực biên giới, ven biển hoặc khu vực ảnh hưởng quốc phòng, an ninh | Công ty nhận vốn cung cấp |
| Văn bản uỷ quyền | Khi người nộp không phải nhà đầu tư hoặc người đại diện theo pháp luật | Bên uỷ quyền ký, kèm giấy tờ của người được uỷ quyền |
Ngoài danh sách luật định, nơi tiếp nhận có thể hỏi thêm tài liệu giải thích khi giao dịch có cấu trúc lạ. Chuẩn bị sẵn sơ đồ sở hữu trước và sau giao dịch giúp trả lời nhanh.
Văn bản đăng ký: chỗ dễ ghi sai nhất
Phần tỷ lệ sở hữu là nơi hồ sơ hay bị trả nhất. Tỷ lệ trước giao dịch phải khớp với đăng ký doanh nghiệp hiện tại; tỷ lệ sau giao dịch phải cộng đúng mọi nhà đầu tư nước ngoài, kể cả các tổ chức kinh tế được coi như nhà đầu tư nước ngoài vì đã có vốn nước ngoài trên 50%. Nếu công ty đang có thay đổi chưa cập nhật, ví dụ đã tăng vốn mà chưa đăng ký, thì con số "trước" trên văn bản sẽ không khớp với cơ sở dữ liệu và bị yêu cầu giải trình.
Phần ngành nghề cũng cần cẩn thận. Văn bản đăng ký liệt kê ngành theo mã ngành kinh tế Việt Nam đang ghi trên đăng ký doanh nghiệp. Khi có ngành thuộc danh mục hạn chế tiếp cận thị trường, hồ sơ nên kèm giải thích cách công ty đáp ứng điều kiện: tỷ lệ sở hữu không vượt trần, hình thức đầu tư phù hợp, phạm vi hoạt động đúng cam kết. Nếu công ty định rút bớt ngành trước giao dịch, nên làm xong thủ tục rút ngành trước khi nộp, để hai bộ giấy tờ không mâu thuẫn.
Giá trị giao dịch ghi theo thoả thuận nguyên tắc. Không cần đính kèm báo cáo định giá, nhưng con số cần hợp lý và thống nhất với các tài liệu khác. Giá trị này về sau còn liên quan tới thuế chuyển nhượng vốn của người bán, phần đó thuộc cụm thuế và nên được kế toán xem trước.
Giấy tờ của nhà đầu tư nước ngoài: hợp pháp hoá và dịch
Hợp pháp hoá lãnh sự. Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp, như giấy chứng nhận thành lập công ty mẹ, thường phải được hợp pháp hoá lãnh sự để dùng tại Việt Nam, trừ khi Việt Nam và nước đó có điều ước miễn hợp pháp hoá hoặc thuộc diện miễn theo quy định. Hãy hỏi trước để biết giấy tờ của nước nhà đầu tư thuộc trường hợp nào, vì việc này thường tốn nhiều tuần nhất trong cả hồ sơ.
Thời điểm cấp giấy tờ. Nhiều nơi tiếp nhận muốn giấy xác nhận tư cách pháp lý của tổ chức còn mới, phản ánh tình trạng hiện tại. Giấy cấp quá lâu có thể bị yêu cầu cấp lại. Nên xin bản mới sau khi đã chốt lịch giao dịch.
Dịch thuật và chứng thực. Bản tiếng nước ngoài cần dịch sang tiếng Việt và chứng thực chữ ký người dịch hoặc dịch công chứng theo quy định. Tên công ty, tên người đại diện phải thống nhất cách viết giữa các giấy tờ; sai một chữ cái là tên trên đăng ký doanh nghiệp sau này cũng sai theo.
Hộ chiếu cá nhân. Với nhà đầu tư cá nhân, bản sao hộ chiếu còn hạn là giấy tờ chính. Nếu người đó sẽ làm người đại diện theo pháp luật hoặc quản lý tại Việt Nam, còn có thủ tục cư trú, lao động riêng, không gộp vào hồ sơ góp vốn.
Uỷ quyền. Nhà đầu tư ở nước ngoài thường uỷ quyền cho người ở Việt Nam nộp hồ sơ. Văn bản uỷ quyền ký ở nước ngoài cũng có thể cần hợp pháp hoá. Phạm vi uỷ quyền nên ghi rõ: nộp, nhận kết quả, sửa đổi bổ sung hồ sơ.
Thoả thuận nguyên tắc: không phải hợp đồng cuối cùng
Văn bản thoả thuận nguyên tắc là bằng chứng các bên đã đồng ý về việc góp vốn, mua cổ phần, với những điểm cơ bản: ai mua, mua của ai, bao nhiêu, giá trị bao nhiêu. Nó không cần dài như hợp đồng mua bán cổ phần hoàn chỉnh. Nhiều giao dịch nộp một bản ghi nhớ vài trang ở bước này, còn hợp đồng chính thức ký sau khi có văn bản chấp thuận.
Điểm cần chú ý là thoả thuận phải do đúng người có thẩm quyền ký. Với công ty nhận vốn, nếu là phát hành cổ phần mới thì việc chào bán cần được cơ quan có thẩm quyền trong công ty thông qua theo điều lệ; nếu là cổ đông, thành viên bán thì người bán ký. Thoả thuận ký bởi người không đúng thẩm quyền có thể bị hỏi lại, và về sau là chỗ tranh chấp.
Bạn nên đưa vào thoả thuận nguyên tắc, hoặc vào hợp đồng chính thức, một điều khoản ghi rõ việc có văn bản chấp thuận là điều kiện để thanh toán và chuyển giao. Điều khoản này bảo vệ cả hai phía: bên mua không chuyển tiền khi chưa chắc được chấp thuận, bên bán không bị giữ cổ phần vô thời hạn nếu hồ sơ không qua.
Trình tự nộp và nhận kết quả
Trình tự dưới đây là khung chung. Thời hạn giải quyết do văn bản hướng dẫn quy định và có thể thay đổi, nên đối chiếu trên Cổng dịch vụ công hoặc hỏi nơi tiếp nhận.
- Rà xếp loại giao dịch và kiểm đăng ký doanh nghiệp của công ty nhận vốn đã cập nhật đầy đủ chưa.
- Tải mẫu văn bản đăng ký đang dùng; điền tỷ lệ trước, sau, giá trị giao dịch, ngành nghề.
- Chuẩn bị giấy tờ nhà đầu tư: hợp pháp hoá, dịch, chứng thực; chuẩn bị uỷ quyền nếu có.
- Ký thoả thuận nguyên tắc giữa các bên đúng thẩm quyền.
- Kê khai trực tuyến trên hệ thống thông tin quốc gia về đầu tư nếu nơi tiếp nhận yêu cầu, rồi nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.
- Theo dõi yêu cầu sửa đổi, bổ sung; trả lời trong một lần, đủ ý, kèm tài liệu chứng minh.
- Nhận văn bản thông báo nhà đầu tư nước ngoài đáp ứng điều kiện góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp, hoặc văn bản trả lời nêu lý do không đáp ứng.
Trường hợp công ty có đất ở vùng nhạy cảm, cơ quan đăng ký đầu tư thường phải lấy ý kiến cơ quan quốc phòng, công an có thẩm quyền, nên thời gian thực tế dài hơn. Lên lịch giao dịch cần tính phần chờ này.
Lỗi làm hồ sơ bị yêu cầu sửa
Các lỗi dưới đây lặp lại ở rất nhiều hồ sơ. Soát một lượt trước khi nộp tiết kiệm được cả vòng chờ.
- Tỷ lệ sở hữu trước giao dịch không khớp đăng ký doanh nghiệp đang lưu.
- Quên cộng tổ chức kinh tế có vốn nước ngoài trên 50% vào phần nhà đầu tư nước ngoài.
- Giấy tờ nước ngoài chưa hợp pháp hoá, hoặc bản dịch sai tên riêng.
- Thoả thuận nguyên tắc do người không có thẩm quyền ký, hoặc thiếu quyết định nội bộ về việc phát hành, chuyển nhượng.
- Ngành nghề có điều kiện nhưng không giải thích cách đáp ứng điều kiện tiếp cận thị trường.
- Dùng mẫu văn bản cũ, ghi tên cơ quan cũ là Sở Kế hoạch và Đầu tư dù chức năng đã chuyển sang Sở Tài chính.
- Bản kê khai trực tuyến và bản giấy khác nhau ở một vài con số.
Nếu hồ sơ bị trả lời không đáp ứng điều kiện, đọc kỹ lý do: thường là trần sở hữu theo ngành hoặc yêu cầu về hình thức đầu tư. Lúc đó cần điều chỉnh cấu trúc giao dịch chứ không phải nộp lại y nguyên.
Câu hỏi thường gặp
Có cần nộp báo cáo tài chính của nhà đầu tư nước ngoài khi đăng ký góp vốn không?
Thành phần hồ sơ đăng ký góp vốn, mua cổ phần thường không yêu cầu chứng minh tài chính như khi xin giấy chứng nhận đăng ký đầu tư cho dự án mới. Tuy vậy nơi tiếp nhận có thể hỏi thêm tài liệu khi cần làm rõ, và ngân hàng cũng có thể hỏi nguồn tiền khi chuyển vốn.
Văn bản thoả thuận nguyên tắc có cần công chứng không?
Pháp luật đầu tư không đặt yêu cầu công chứng chung cho thoả thuận nguyên tắc góp vốn. Điều quan trọng là người ký đúng thẩm quyền và nội dung thống nhất với văn bản đăng ký. Nếu thoả thuận ký ở nước ngoài, cần xem có phải hợp pháp hoá hay không.
Nhà đầu tư là quỹ đầu tư nước ngoài thì giấy tờ pháp lý là gì?
Quỹ thường cung cấp giấy tờ thành lập hoặc tài liệu tương đương chứng minh tư cách pháp lý theo luật nơi quỹ được lập, cùng tài liệu về người đại diện ký. Cấu trúc quỹ có nhiều lớp thì nên chuẩn bị sơ đồ giải thích để nơi tiếp nhận hiểu ai là bên góp vốn.
Hồ sơ có thể nộp trực tuyến hoàn toàn không?
Hệ thống thông tin quốc gia về đầu tư cho phép kê khai trực tuyến và nhiều địa phương nhận hồ sơ qua mạng. Mức độ trực tuyến hoàn toàn tuỳ nơi và tuỳ thời điểm, nên hỏi Sở Tài chính hoặc Ban quản lý nơi công ty đặt trụ sở trước khi chọn cách nộp.
Có văn bản chấp thuận rồi thì hiệu lực trong bao lâu?
Văn bản chấp thuận xác nhận nhà đầu tư đáp ứng điều kiện cho giao dịch đã đăng ký. Nếu sau đó các bên đổi cấu trúc, tỷ lệ hay người mua, nên coi như giao dịch mới và hỏi lại nơi tiếp nhận có phải đăng ký lại không, thay vì dùng văn bản cũ.
Ai chịu trách nhiệm nộp hồ sơ: bên mua hay công ty nhận vốn?
Theo cách quy định thông thường, nhà đầu tư nước ngoài là bên đăng ký, còn công ty nhận vốn phối hợp cung cấp thông tin và giấy tờ. Thực tế nhiều giao dịch giao cho pháp chế công ty nhận vốn chuẩn bị, với uỷ quyền hợp lệ từ nhà đầu tư.