Người nước ngoài không được đăng ký hộ kinh doanh, nên muốn mở nhà hàng hay quán cà phê ở Việt Nam phải đi đường của nhà đầu tư nước ngoài: lập công ty có vốn nước ngoài (xin giấy chứng nhận đăng ký đầu tư rồi đăng ký doanh nghiệp) hoặc góp vốn vào một công ty Việt Nam đang kinh doanh ăn uống. Sau hai giấy đó mới tới phần riêng của ngành: an toàn thực phẩm, phòng cháy và chữa cháy, giấy phép nếu bán rượu, biển hiệu, lao động.
Rất nhiều người nước ngoài bắt đầu bằng việc thuê mặt bằng, sửa sang, rồi mới hỏi thủ tục, và phát hiện mình phải chờ vài tháng giấy tờ trong khi tiền thuê vẫn chạy. Bài này sắp xếp lại theo đúng thứ tự, kèm những điểm dễ vấp nhất với mô hình ăn uống. Điều kiện cụ thể về an toàn thực phẩm, phòng cháy và giấy phép đồ uống có cồn được sửa đổi khá thường xuyên, nên mọi con số về thời hạn, lệ phí hãy lấy từ cơ quan tiếp nhận.
Vì sao không có đường tắt hộ kinh doanh
Ở Việt Nam, phần lớn quán ăn nhỏ hoạt động dưới dạng hộ kinh doanh vì thủ tục đơn giản. Nhưng hộ kinh doanh là hình thức dành cho công dân Việt Nam. Người nước ngoài, kể cả người đã sống nhiều năm, có thẻ tạm trú, có vợ hoặc chồng là người Việt, đều không đăng ký được hộ kinh doanh đứng tên mình.
Nếu vợ hoặc chồng là công dân Việt Nam tự đăng ký hộ kinh doanh và tự kinh doanh, đó là việc kinh doanh của người đó, với toàn bộ quyền và trách nhiệm thuộc về họ. Điều cần tránh là dùng người Việt Nam làm người đứng tên hộ trong khi người nước ngoài bỏ vốn và điều hành: thoả thuận kiểu này không được pháp luật bảo vệ, và khi quan hệ đổ vỡ, người bỏ vốn gần như không có cách đòi lại quán.
Vì vậy, với một nhà hàng, quán cà phê mà người nước ngoài là chủ thật, con đường minh bạch là công ty có vốn nước ngoài. Nó dài hơn và tốn kém hơn hộ kinh doanh, nhưng tài sản, thương hiệu và lợi nhuận đứng đúng tên người bỏ vốn.
Kiểm ngành trước khi thuê mặt bằng
Dịch vụ cung cấp thức ăn, đồ uống thuộc nhóm dịch vụ Việt Nam đã có cam kết mở cửa trong WTO, và nhiều nhà đầu tư nước ngoài đã lập công ty để kinh doanh nhà hàng. Dù vậy, mô hình của bạn có thể chạm vào các hoạt động khác cần kiểm riêng:
- Bán hàng đóng gói mang về: bán cà phê hạt, bánh đóng gói, nước sốt đóng chai như hàng hoá là hoạt động mua bán hàng hoá, có thể cần giấy phép kinh doanh riêng cho doanh nghiệp có vốn nước ngoài, nếu không phải sản phẩm do chính quán chế biến.
- Đồ uống có cồn: bán rượu cho khách uống tại chỗ có điều kiện và giấy phép riêng theo quy định về kinh doanh rượu.
- Nhạc sống, karaoke, quầy bar về đêm: là các ngành có điều kiện riêng, có quy định về địa điểm và giờ hoạt động.
- Nhượng quyền thương hiệu nước ngoài: mang một thương hiệu từ nước ngoài vào theo hợp đồng nhượng quyền thường phải đăng ký hoạt động nhượng quyền với cơ quan quản lý thương mại.
- Lớp dạy nấu ăn, pha chế: nếu có cấp chứng chỉ, có thể chạm tới quy định về giáo dục nghề nghiệp.
Ghi mục tiêu dự án đúng với mô hình thật ngay từ đầu. Bổ sung sau khi đã khai trương nghĩa là thêm một vòng điều chỉnh giấy chứng nhận.
Lộ trình thủ tục theo thứ tự
Thứ tự dưới đây giúp hạn chế việc trả tiền thuê mặt bằng trong khi chờ giấy:
- Kiểm ngành, chọn hình thức: lập công ty mới hay góp vốn vào công ty Việt Nam đang kinh doanh ăn uống.
- Khảo sát mặt bằng, ký thoả thuận thuê có điều kiện, kiểm giấy tờ chủ nhà và khả năng đáp ứng phòng cháy, thoát nạn.
- Chuẩn bị giấy tờ ở nước ngoài và tài liệu tài chính; nộp hồ sơ đăng ký đầu tư cho Sở Tài chính nơi đặt quán.
- Đăng ký doanh nghiệp, mở tài khoản vốn đầu tư trực tiếp, góp vốn.
- Thiết kế, cải tạo mặt bằng theo yêu cầu bếp một chiều, kho, thông gió, thoát nạn; với công trình thuộc diện thì làm thủ tục về phòng cháy và chữa cháy trước khi thi công.
- Làm thủ tục an toàn thực phẩm phù hợp với quy mô cơ sở; tập huấn kiến thức và khám sức khoẻ cho người trực tiếp chế biến theo quy định.
- Xin giấy phép bán rượu nếu có; đăng ký biển hiệu, quảng cáo theo quy định địa phương.
- Đăng ký thuế, hoá đơn điện tử, lao động; khai trương.
Bước 5 và 6 thường mất nhiều thời gian hơn người ta nghĩ, vì phụ thuộc thiết kế thực tế của mặt bằng. Chọn mặt bằng dễ cải tạo bếp và có lối thoát nạn rõ ràng giúp tiết kiệm nhiều tuần.
Giấy tờ riêng của ngành ăn uống
Ngoài hai giấy chứng nhận, nhà hàng, quán cà phê thường gặp các nhóm giấy tờ dưới đây. Cơ quan cụ thể có thể thay đổi sau khi sắp xếp bộ máy năm 2025; hãy hỏi đầu mối tiếp nhận ở xã, phường hoặc tỉnh nơi đặt quán.
| Nhóm | Khi nào cần | Ghi chú |
|---|---|---|
| An toàn thực phẩm | Cơ sở chế biến, kinh doanh thức ăn, đồ uống | Tuỳ quy mô và loại hình mà cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện hoặc thuộc diện ký cam kết; người chế biến cần kiến thức và sức khoẻ phù hợp |
| Phòng cháy, chữa cháy | Cơ sở thuộc diện quản lý theo Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ | Có thể cần thẩm duyệt thiết kế, nghiệm thu khi cải tạo; luôn cần phương tiện chữa cháy, lối thoát nạn |
| Kinh doanh rượu | Bán rượu cho khách uống tại chỗ | Giấy phép theo quy định về kinh doanh rượu; kiểm thêm quy định về bia |
| Biển hiệu, quảng cáo | Treo biển, quảng cáo ngoài trời | Biển có chữ nước ngoài phải kèm chữ Việt theo quy định về quảng cáo, biển hiệu |
| Âm nhạc | Phát nhạc nền, nhạc sống | Lưu ý quyền tác giả, quyền liên quan khi phát nhạc nơi công cộng; nhạc sống có quy định riêng |
| Lao động nước ngoài | Đầu bếp, quản lý là người nước ngoài | Giấy phép lao động hoặc xác nhận miễn, thị thực và thẻ tạm trú phù hợp |
Mỗi dòng trong bảng có danh mục riêng; nếu ngân sách cho phép, thuê một người làm thủ tục quen địa bàn cho riêng phần này thường đáng hơn tự mò.
Chọn mặt bằng cho quán ăn của nhà đầu tư nước ngoài
Với ngành ăn uống, mặt bằng quyết định cả thủ tục chứ không chỉ doanh thu. Một mặt bằng đẹp ở mặt phố nhưng chỉ có một lối ra, cầu thang hẹp lên tầng hai, bếp đặt sát nhà bên cạnh, có thể khiến phần phòng cháy và an toàn thực phẩm phải cải tạo lớn, thậm chí không đạt.
Trước khi đặt cọc, hãy đi khảo sát cùng một người làm thiết kế hoặc thi công nhà hàng có kinh nghiệm, nhìn các điểm: có đủ chỗ cho bếp một chiều từ nhận hàng tới ra món không, đường thoát khói và mùi đi đâu, lối thoát nạn có đủ không, nguồn điện có chịu được thiết bị bếp không, nước thải và dầu mỡ xử lý thế nào. Hỏi thêm chủ nhà về lịch sử kinh doanh ăn uống ở mặt bằng đó và có từng bị nhắc nhở về tiếng ồn, mùi hay không.
Mặt bằng trong khu dân cư đông đúc thường có thêm yêu cầu về giờ hoạt động, tiếng ồn và chỗ để xe của khách. Những điều này không ngăn được việc mở quán, nhưng cần đưa vào kế hoạch từ đầu để tránh mâu thuẫn với hàng xóm, nguồn phản ánh quen thuộc dẫn tới các đợt kiểm tra.
Đầu bếp và quản lý là người nước ngoài
Nhiều nhà hàng mở bởi người nước ngoài muốn đưa đầu bếp từ nước mình sang. Người đó, nếu làm việc theo hợp đồng lao động, thường cần giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép, rồi mới xin thị thực và thẻ tạm trú tương ứng. Đầu bếp phải chứng minh được thuộc diện chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo tiêu chí hiện hành, thường bằng văn bằng, chứng chỉ và kinh nghiệm có xác nhận.
Chủ đầu tư là người nước ngoài làm giám đốc công ty của chính mình có cách xử lý riêng tuỳ tư cách: chủ sở hữu, thành viên góp vốn với giá trị góp nhất định có thể thuộc diện không phải cấp giấy phép lao động nhưng vẫn cần xác nhận. Ngưỡng cụ thể nằm trong văn bản về lao động nước ngoài và đã được điều chỉnh nhiều lần, nên cần kiểm bản hiện hành.
Hãy tính thời gian xin giấy tờ cho người nước ngoài vào kế hoạch khai trương. Giấy tờ chuyên môn của đầu bếp cũng phải hợp pháp hoá, dịch thuật như các giấy tờ nước ngoài khác, và việc này nên làm song song với hồ sơ đầu tư chứ không đợi đến khi có công ty.
Vốn và quy mô: tính từ quán thật, không từ con số đẹp
Không có mức vốn tối thiểu riêng cho nhà hàng của nhà đầu tư nước ngoài, nhưng cơ quan đăng ký sẽ xem vốn có tương xứng với quy mô không. Một cách tính thực tế là cộng các khoản: tiền thuê và cọc cho thời gian chuẩn bị và vài tháng đầu, chi phí cải tạo, thiết bị bếp, nội thất, hàng tồn ban đầu, lương nhân viên trong giai đoạn chưa có lãi, chi phí giấy tờ và dự phòng.
Ví dụ giả định: một quán cà phê kiêm bánh ngọt khoảng sáu mươi chỗ ở Đà Nẵng. Nhà đầu tư lập bảng chi tiêu mười hai tháng đầu, thấy phần cải tạo bếp và hệ thống phòng cháy chiếm tỷ lệ lớn hơn dự tính vì mặt bằng cũ không có lối thoát nạn thứ hai. Con số vốn đăng ký nên dựa trên bảng này, cộng một khoản dự phòng.
Vốn đăng ký quá thấp không chỉ khiến hồ sơ bị hỏi, mà còn làm công ty phải tăng vốn sớm, mỗi lần tăng là một lần điều chỉnh giấy tờ và chuyển tiền qua tài khoản vốn đầu tư trực tiếp. Vốn đăng ký cao hơn khả năng góp thì lại rủi ro vi phạm thời hạn góp vốn.
Nếu bạn đang cân nhắc giữa tự lập công ty và góp vốn vào quán của một người quen, hoặc lo ngại về hợp đồng thuê, có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com) trước khi đặt cọc mặt bằng.
Câu hỏi thường gặp
Người nước ngoài có vợ hoặc chồng Việt Nam có được mở quán đứng tên mình không?
Không theo hình thức hộ kinh doanh. Người nước ngoài vẫn phải đi đường công ty có vốn nước ngoài. Vợ hoặc chồng Việt Nam có thể tự đăng ký hộ kinh doanh, nhưng khi đó quán là của người đó về mặt pháp lý.
Mở quán cà phê nhỏ có cần giấy chứng nhận an toàn thực phẩm không?
Tuỳ quy mô và loại hình cơ sở mà thuộc diện cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện hoặc diện ký cam kết bảo đảm an toàn thực phẩm. Dù thuộc diện nào, cơ sở vẫn phải đáp ứng điều kiện và có thể bị kiểm tra. Hỏi cơ quan quản lý ở địa phương nơi đặt quán.
Góp vốn vào quán của người Việt có nhanh hơn lập công ty không?
Nếu quán đang là công ty và giao dịch không thuộc diện phải đăng ký góp vốn, thủ tục có thể nhanh hơn. Nếu quán là hộ kinh doanh thì không góp vốn được, vì hộ kinh doanh không nhận thành viên nước ngoài; phải chuyển thành công ty trước.
Có được dùng tên thương hiệu nước ngoài cho quán không?
Được, nhưng nên kiểm và đăng ký bảo hộ nhãn hiệu tại Việt Nam để tránh tranh chấp. Nếu dùng thương hiệu của người khác theo hợp đồng nhượng quyền từ nước ngoài, cần làm thủ tục liên quan tới nhượng quyền theo quy định thương mại.
Biển hiệu của quán có được chỉ ghi tiếng nước ngoài không?
Quy định về biển hiệu, quảng cáo yêu cầu có chữ tiếng Việt, chữ nước ngoài nếu có thì đi kèm theo quy cách nhất định. Trước khi làm biển, hãy hỏi đơn vị thi công quen địa bàn hoặc cơ quan văn hoá ở địa phương.
Quán mở trong khu phố cổ, khu di tích có thêm điều kiện gì không?
Thường có thêm quy định về cải tạo kiến trúc, biển hiệu, giờ hoạt động và phòng cháy trong khu vực bảo tồn. Hãy hỏi quy định của địa phương trước khi ký thuê, vì phương án cải tạo có thể bị giới hạn.