Công ty con ở nước ngoài là một pháp nhân riêng theo luật nước sở tại, chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn của nó; chi nhánh là một phần của công ty mẹ, công ty mẹ chịu trách nhiệm trực tiếp; văn phòng đại diện chỉ xúc tiến, liên lạc, không kinh doanh sinh lời. Ở phía Việt Nam, lập công ty con là đầu tư ra nước ngoài và cần giấy chứng nhận đăng ký đầu tư ra nước ngoài. Chi nhánh và văn phòng đại diện có cách xử lý riêng, tuỳ hoạt động thực tế, nên cần hỏi trước cơ quan đăng ký.
Câu hỏi "chọn hình thức nào" thường được trả lời theo thói quen hoặc theo lời khuyên của đối tác bên kia. Bài này đặt ba hình thức cạnh nhau từ góc doanh nghiệp Việt Nam: trách nhiệm, thuế (chỉ nhắc nguyên lý), thủ tục hai đầu và lúc nào nên chuyển từ hình thức này sang hình thức khác.
Ba hình thức đặt cạnh nhau
So sánh theo nguyên lý chung. Luật từng nước tiếp nhận có thể khác, cần kiểm với tư vấn nước sở tại.
| Tiêu chí | Công ty con | Chi nhánh | Văn phòng đại diện |
|---|---|---|---|
| Tư cách pháp nhân ở nước sở tại | Có, là pháp nhân riêng | Thường không, là đơn vị phụ thuộc công ty mẹ | Không |
| Được kinh doanh, ký hợp đồng bán hàng | Có, theo ngành đăng ký | Có, trong phạm vi luật nước sở tại cho phép | Không, chỉ xúc tiến, liên lạc, nghiên cứu |
| Trách nhiệm của công ty mẹ | Giới hạn trong phần vốn góp, trừ khi có bảo lãnh | Công ty mẹ chịu trách nhiệm trực tiếp về nghĩa vụ của chi nhánh | Công ty mẹ chịu trách nhiệm về hoạt động của văn phòng |
| Thủ tục phía Việt Nam | Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư ra nước ngoài | Cần hỏi cơ quan đăng ký; chi nhánh kinh doanh có vốn chuyển ra thường được xem xét như đầu tư ra nước ngoài | Thủ tục riêng theo quy định hiện hành; tiền chuyển ra là chi phí hoạt động |
| Thoái lui | Giải thể hoặc bán lại công ty, đưa vốn về | Đóng chi nhánh, thanh lý nghĩa vụ | Đóng văn phòng, đơn giản nhất |
Bảng này là điểm xuất phát, không phải kết luận. Đặc biệt với chi nhánh, cùng một tên gọi nhưng mỗi nước định nghĩa phạm vi hoạt động khác nhau, và phía Việt Nam nhìn vào hoạt động thực chất hơn là tên gọi.
Khi nào công ty con là lựa chọn hợp lý
Bạn sẽ bán hàng, ký hợp đồng, thuê nhân sự ở nước sở tại lâu dài. Công ty con có tư cách đầy đủ, dễ được khách hàng, ngân hàng và cơ quan địa phương chấp nhận. Nhiều nước ưu tiên hoặc chỉ cho phép một số ngành hoạt động qua công ty địa phương.
Bạn muốn khoanh vùng rủi ro. Nghĩa vụ của công ty con về nguyên tắc dừng ở tài sản của nó. Nếu kinh doanh ở thị trường mới thất bại, công ty mẹ ở Việt Nam ít bị kéo theo hơn so với chi nhánh, trừ khi đã ký bảo lãnh.
Bạn có kế hoạch gọi đối tác cùng góp hoặc bán lại sau này. Phần vốn trong công ty con chuyển nhượng được, còn chi nhánh thì gắn liền với công ty mẹ, khó tách ra bán.
Bạn chấp nhận thủ tục hai đầu. Đổi lại các ưu điểm trên là thủ tục đầu tư ra nước ngoài đầy đủ ở Việt Nam: giấy chứng nhận, tài khoản vốn, đăng ký ngoại hối, báo cáo định kỳ, chuyển lợi nhuận về đúng hạn.
Văn phòng đại diện: điểm khởi đầu nhẹ, nhưng có giới hạn rõ
Văn phòng đại diện phù hợp khi bạn mới thăm dò thị trường: gặp đối tác, tìm nhà phân phối, theo dõi xu hướng, hỗ trợ khách hàng hiện có. Nó không được trực tiếp bán hàng, xuất hoá đơn hay ký hợp đồng kinh doanh thay công ty mẹ, theo cách hiểu phổ biến ở đa số nước. Tiền nuôi văn phòng, như tiền thuê chỗ, lương nhân sự, chi phí đi lại, là chi phí hoạt động của công ty mẹ.
Về phía Việt Nam, việc mở văn phòng đại diện ở nước ngoài và chuyển tiền chi phí hoạt động cho văn phòng đi theo quy định riêng, không phải hồ sơ cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư ra nước ngoài như công ty con. Pháp luật doanh nghiệp cũng có yêu cầu thông báo khi doanh nghiệp lập đơn vị ở nước ngoài. Thủ tục cụ thể, thời hạn thông báo và chứng từ ngân hàng cần khi chuyển chi phí, bạn đối chiếu văn bản hiện hành và hỏi ngân hàng trước khi chuyển khoản đầu tiên.
Rủi ro hay gặp là văn phòng đại diện dần dần làm việc của công ty: nhân viên chốt đơn, thu tiền, ký hợp đồng. Khi đó nước sở tại có thể coi bạn đang kinh doanh không phép và có cơ sở thường trú chịu thuế, còn phía Việt Nam có thể coi tiền chuyển ra là vốn kinh doanh không đăng ký. Khi doanh thu bắt đầu đến từ thị trường đó, đó là lúc tính chuyện chuyển sang công ty con.
Chi nhánh: hình thức nằm giữa và dễ hiểu nhầm nhất
Chi nhánh cho phép kinh doanh mà không lập pháp nhân mới. Một số nước dùng chi nhánh cho ngân hàng, hãng hàng không, công ty xây dựng làm công trình theo hợp đồng, vì khách hàng muốn làm việc trực tiếp với công ty mẹ có năng lực lớn. Đổi lại, công ty mẹ ở Việt Nam chịu trách nhiệm trực tiếp với mọi nghĩa vụ của chi nhánh, kể cả nợ và các khoản phạt tại nước sở tại.
Ở phía Việt Nam, nếu chi nhánh dùng vốn chuyển từ Việt Nam ra để kinh doanh sinh lời, bản chất hoạt động rất gần với đầu tư ra nước ngoài. Pháp luật đầu tư hiện hành không gọi tên mọi tình huống, nên cách an toàn là gửi văn bản hỏi Bộ Tài chính về trường hợp cụ thể của bạn, nêu rõ chi nhánh sẽ làm gì, vốn bao nhiêu, nguồn từ đâu. Một văn bản trả lời của cơ quan đăng ký là căn cứ tốt khi làm việc với ngân hàng về chuyển tiền.
Về thuế, chi nhánh thường bị đánh thuế ở nước sở tại trên lợi nhuận phát sinh ở đó, và việc tránh đánh thuế hai lần tuỳ hiệp định giữa hai nước. Phần này để kế toán thuế và tư vấn thuế xử lý; ở đây chỉ nhắc để bạn đưa vào danh sách câu hỏi trước khi chọn hình thức.
Câu hỏi nên trả lời trước khi chọn hình thức
Trả lời được các câu dưới đây, hình thức phù hợp thường lộ ra rõ ràng.
- Trong hai năm tới, bạn có thu tiền từ khách hàng ở nước đó không, hay chỉ tìm hiểu thị trường?
- Ngành của bạn ở nước đó có bắt buộc phải là công ty địa phương, hoặc có đối tác địa phương không?
- Công ty mẹ ở Việt Nam có chấp nhận chịu trách nhiệm trực tiếp cho nghĩa vụ phát sinh bên kia không?
- Có kế hoạch gọi vốn đối tác, hoặc bán lại hoạt động ở nước đó sau này không?
- Bộ phận kế toán có đủ sức theo dõi báo cáo hai đầu, báo cáo định kỳ về Việt Nam và nghĩa vụ chuyển lợi nhuận không?
- Đối tác, khách hàng lớn ở nước đó yêu cầu làm việc với pháp nhân nào?
Nếu câu một trả lời "chỉ tìm hiểu", văn phòng đại diện là điểm khởi đầu hợp lý. Nếu câu một và câu bốn đều "có", công ty con gần như luôn là lựa chọn tốt hơn. Chi nhánh thường chỉ hợp lý khi khách hàng hoặc luật nước sở tại đòi hỏi.
Ví dụ giả định: một công ty phần mềm đi từng bước
Công ty phần mềm C ở Đà Nẵng có vài khách hàng ở Nhật, ký hợp đồng trực tiếp từ Việt Nam. Năm đầu, công ty chỉ cần một người ở Tokyo để gặp khách, nhận yêu cầu và hỗ trợ sau bán hàng. Hình thức văn phòng đại diện là đủ: không bán hàng ở Nhật, hợp đồng vẫn ký giữa công ty C và khách hàng, tiền thuê chỗ ngồi và lương nhân viên là chi phí hoạt động chuyển từ Việt Nam theo quy định.
Năm thứ ba, khách hàng Nhật muốn ký với một công ty Nhật để thuận tiện thanh toán và bảo hành, đồng thời công ty C muốn tuyển thêm kỹ sư tại chỗ. Lúc này văn phòng đại diện không còn phù hợp. Công ty C làm hồ sơ xin giấy chứng nhận đăng ký đầu tư ra nước ngoài để lập công ty con ở Nhật, mở tài khoản vốn, đăng ký giao dịch ngoại hối rồi chuyển vốn theo tiến độ; văn phòng đại diện được đóng sau khi công ty con nhận lại các hợp đồng.
Điểm đáng học ở ví dụ này là thời điểm chuyển đổi được quyết định bởi hoạt động thực tế, không phải bởi quy mô vốn. Khi đơn vị ở nước ngoài bắt đầu thu tiền, ký hợp đồng và tuyển người như một công ty thật, đó là tín hiệu nên chuyển sang hình thức tương ứng thay vì để văn phòng đại diện làm quá phạm vi.
Chuyển đổi giữa các hình thức sau này
Doanh nghiệp hay đi theo lộ trình văn phòng đại diện trước, công ty con sau. Khi chuyển, phía Việt Nam là một hồ sơ đầu tư ra nước ngoài mới cho công ty con, còn văn phòng đại diện thì đóng theo thủ tục riêng. Tài sản của văn phòng, như đồ đạc, thiết bị, hợp đồng thuê, không tự động trở thành vốn của công ty con; nếu muốn dùng làm vốn góp, cần định giá và ghi vào hồ sơ đầu tư.
Từ chi nhánh chuyển sang công ty con phức tạp hơn vì chi nhánh có thể đang có hợp đồng, nhân sự, tài sản và nghĩa vụ thuế. Việc chuyển giao cần làm cả theo luật nước sở tại lẫn điều chỉnh thủ tục phía Việt Nam. Nên lên kế hoạch cùng tư vấn hai đầu từ trước khi ký các hợp đồng lớn ở chi nhánh, để không phải chuyển nhượng lòng vòng về sau.
Câu hỏi thường gặp
Lập công ty con ở nước ngoài có phải xin giấy ở Việt Nam không?
Có. Lập công ty con ở nước ngoài bằng vốn từ Việt Nam là thành lập tổ chức kinh tế ở nước ngoài, một hình thức đầu tư ra nước ngoài, cần giấy chứng nhận đăng ký đầu tư ra nước ngoài trước khi chuyển vốn chính thức.
Văn phòng đại diện ở nước ngoài có được bán hàng không?
Theo cách hiểu phổ biến ở đa số nước, văn phòng đại diện chỉ xúc tiến, liên lạc, nghiên cứu thị trường, không trực tiếp bán hàng hay ký hợp đồng kinh doanh. Muốn bán hàng thường phải lập công ty con hoặc chi nhánh theo luật nước sở tại.
Chi nhánh ở nước ngoài có cần giấy chứng nhận đầu tư ra nước ngoài không?
Tuỳ hoạt động thực tế. Chi nhánh dùng vốn chuyển từ Việt Nam để kinh doanh sinh lời có bản chất gần với đầu tư ra nước ngoài. Cách an toàn là gửi văn bản hỏi Bộ Tài chính về trường hợp cụ thể trước khi chuyển tiền.
Hình thức nào an toàn nhất cho công ty mẹ ở Việt Nam?
Về trách nhiệm, công ty con thường an toàn hơn vì nghĩa vụ về nguyên tắc dừng ở tài sản của công ty con, trừ khi công ty mẹ ký bảo lãnh. Chi nhánh thì công ty mẹ chịu trách nhiệm trực tiếp cho nghĩa vụ phát sinh bên kia.
Từ văn phòng đại diện chuyển lên công ty con có phức tạp không?
Phía Việt Nam là một hồ sơ đầu tư ra nước ngoài mới cho công ty con, văn phòng đại diện đóng theo thủ tục riêng. Tài sản của văn phòng không tự động thành vốn công ty con, muốn góp phải định giá và ghi vào hồ sơ.